5 راهکار مهم برای جلوگیری از تاخیر در ترخیص کالا

طبق قوانین جدید کالاهای وارداتی نمی‌توانند بیش از مدت مشخصی در انبارهای گمرکی باقی بمانند. اگر صاحب کالا یا نماینده قانونی وی در مهلت تعیین‌شده برای انجام تشریفات گمرکی و ترخیص کالا اقدام نکند، کالا به عنوان متروکه شناخته شده و مشمول قوانین خاص کالای متروکه خواهد شد. در حال حاضر مهلت قانونی برای ترخیص کالا در گمرک‌های فرودگاهی حداکثر 2 ماه و سایر گمرکات 3 تا 4 ماه است.

البته در صورتی که واردکننده دلیل موجهی برای تاخیر در ترخیص کالا داشته باشد، می‌تواند درخواست تمدید مهلت کند. گمرک ممکن است با پرداخت هزینه‌های انبارداری، مهلت را به مدت 2 ماه دیگر تمدید کند. باید بدانید که مهلت قانونی برای ترخیص کالا از تاریخ صدور اولین قبض انبار محاسبه می‌شود.

اما چه عواملی باعث می‌شود که تاخیر در ترخیص کالا به وجود بیاید؟ از چه راهکارهایی می‌توان برای رفع این مشکلات استفاده کرد؟

عوامل موثر بر تاخیر ترخیص کالا از گمرک

هر کشوری قوانین و مقررات خاص خود را برای واردات و صادرات کالا دارد. این قوانین شامل تعرفه‌های گمرکی، نیاز به مجوزهای خاص، استانداردهای بهداشتی و ایمنی و محدودیت‌های واردات و صادرات برای برخی کالاها می‌شوند. همین امر ممکن است برای تجار و بازرگانانی که به درستی با قوانین آشنا نیستند دردسر آفرین باشد.

حتی گاهی این امر محدود به تاخیر در ترخیص کالا نمی‌شود و جریمه‌های گمرکی و مشکلات اداری و قانونی گریبان صاحب کالا را می‌گیرد. در بدترین حالت نیز کالا ممکن است به دلیل عدم تطابق با قوانین و مقررات، به کشور مبدا بازگردانده شود که هزینه‌های زیادی را به همراه خواهد داشت.

فکرش را بکنید که مجوز استاندارد از جمله گواهی‌های بسیار مهم برای هر کشوری است و برخی از کالاها مانند غذایی، دارویی، محصولات شیمیایی و کالاهای خطرناک نیاز به دریافت چنین مجوزهایی دارند. اگر پیش از اظهار کالا و رسیدن بار به گمرک این قبیل مجوزها دریافت نشوند، کالا مدت زیادی در گمرک باقی خواهد ماند.

به‌علاوه قوانین گمرکی و تجاری به طور مرتب در حال تغییر هستند. این تغییرات ممکن است به دلیل توافقات تجاری بین‌المللی، تحریم‌ها، یا تغییرات در سیاست‌های داخلی کشورها رخ دهند. به همین خاطر گاهی اوقات برخی از بارها به راحتی و به سرعت ترخیص نمی‌شوند.

از دیگر چالش‌های اصلی در فرآیند ترخیص کالا، نوسانات هزینه‌ها و تعرفه‌ها است. عواملی مانند تغییرات نرخ ارز، اعمال تعرفه‌های جدید و افزایش هزینه‌های جانبی (مانند هزینه‌های انبارداری، حمل و نقل داخلی و...) می‌توانند به طور قابل توجهی بر هزینه‌های کلی ترخیص تأثیر بگذارند.

همچنین ارزیابی دقیق ارزش کالا یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند ترخیص است. اختلاف در ارزش اعلامی و ارزش واقعی کالا می‌تواند منجر به اعمال جریمه‌های گمرکی، تاخیر در ترخیص و سایر مشکلات شود.

واردکنندگان و صادرکنندگان باید توجه داشته باشند که تأخیر در پرداخت هزینه‌های گمرکی می‌تواند منجر به نگهداری طولانی‌مدت کالا در انبارهای گمرکی و افزایش هزینه‌های انبارداری شود. همچنین، ممکن است به عنوان تخلف گمرکی تلقی شده و جریمه‌هایی را به دنبال داشته باشد.

باتوجه به توضیحات ارائه شده، در نظر داشته باشید که دلایل متروکه شدن کالا در گمرک به دو بخش قبل از اظهار کالا و بعد از آن تقسیم می‌شود. بر این اساس:

دلایل متروکه شدن کالا قبل از اظهار

عدم اخذ مجوز ثبت سفارش: یکی از مهم‌ترین دلایل رسوب کالا، عدم اخذ مجوز ثبت سفارش معتبر است. این مجوز به منزله اجازه واردات کالا به کشور بوده و بدون آن ترخیص کالا امکان‌پذیر نیست.

مشکلات بانکی: مشکلات بانکی مانند عدم دریافت وجه کالا توسط فروشنده یا عدم امکان انتقال وجه، می‌تواند به تأخیر در ترخیص کالا منجر شود.

پایان یافتن مهلت مجوز ثبت سفارش: اگر مجوز ثبت سفارش قبل از انجام تشریفات گمرکی منقضی شود، کالا در گمرک متوقف خواهد شد.

دلایل متروکه شدن کالا بعد از اظهار

عدم ارائه کد رهگیری بانکی: در برخی موارد، بانک عامل کد رهگیری لازم برای ترخیص کالا را به موقع به گمرک ارسال نمی‌کند که این امر باعث تأخیر در ترخیص می‌شود.

تاخیر در صدور مجوزهای قانونی: برای برخی کالاها، اخذ مجوزهای مختلفی از سازمان‌های نظارتی مانند استاندارد، بهداشت و قرنطینه الزامی است. تأخیر در صدور این مجوزها می‌تواند به رسوب کالا منجر شود.

عدم پرداخت حقوق و عوارض گمرکی: عدم پرداخت به موقع حقوق و عوارض گمرکی، یکی از دلایل اصلی رسوب کالا در گمرک است.

مشکلات در ارزیابی ارزش کالا: اختلاف نظر بین گمرک و واردکننده در مورد ارزش واقعی کالا، می‌تواند به طولانی شدن فرآیند ترخیص و حتی رد اظهارنامه منجر شود.

عدم وضوح در اسناد و مدارک: ارائه اسناد و مدارک ناقص یا مبهم، می‌تواند باعث طولانی شدن بررسی اظهارنامه و در نتیجه رسوب کالا شود.

راهکارهای کاهش تاخیر ترخیص کالا

باتوجه به توضیحات ارائه شده برای کاهش هزینه‌های اضافی و از دست رفتن فرصت‌های تجاری می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد تا بار در گمرک در سریع‌ترین شکل ممکن اجازه خروج پیدا کند.

1.آماده‌سازی کامل مدارک

یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر سرعت و سهولت ترخیص کالا از گمرک، دقت و کامل بودن مدارک ارائه شده است. هرگونه نقص یا اشتباه در مدارک می‌تواند باعث تاخیرهای طولانی، هزینه‌های اضافی و حتی بازگشت کالا شود.

اصلی‌ترین مدارک مورد نیاز برای ترخیص کالا از گمرک عبارت است از:

• فاکتور خرید: مدرکی که نشان‌دهنده ارزش کالا و شرایط فروش است.
• بارنامه: سندی که حمل و نقل کالا را تایید می‌کند.
• پکینگ لیست: فهرستی دقیق از اقلام موجود در محموله.
• گواهی مبدا: سندی که کشور مبدأ کالا را مشخص می‌کند.
• مجوزهای لازم: مجوزهایی که برای برخی کالاها الزامی است (مانند مجوز بهداشت، استاندارد و...)
• اظهارنامه گمرکی: فرمی که اطلاعات کامل در مورد کالا، ارزش آن و سایر مشخصات را در بر می‌گیرد.

2.انتخاب ترخیص‌کار مجرب

یک ترخیص‌کار مجرب با آشنایی کامل به قوانین و رویه‌های گمرکی، می‌تواند روند ترخیص کالا را به نحو موثری مدیریت کند. ترخیص‌کاران با تجربه، قادرند مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کرده و راهکارهای مناسبی برای حل آن‌ها ارائه دهند.

پس انتخاب یک ترخیص‌کار حرفه‌ای، به شما این اطمینان را می‌دهد که کالاهای شما در کمترین زمان ممکن ترخیص خواهند شد. برای همکاری با چنین شخصی نیز باید با شرکت‌های معتبر در زمینه حمل و نقل بین المللی و ترخیص کالا همکاری کنید و با خیال راحت بخشی از فرایند کار را به آن‌ها بسپارید.

3.ارزیابی دقیق ارزش گمرکی کالا

ارزش گمرکی کالا مبنای محاسبه حقوق گمرکی، مالیات بر ارزش افزوده و سایر عوارض است. بنابراین، ارزیابی دقیق این ارزش، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. برای مثال از ارزش گمرکی هر کالا برای موارد زیر استفاده می‌شود که هرکدام از آن‌ها اگر درست اجرایی نشود، سرعت ترخیص بسیار کاهش پیدا می‌کند.

• محاسبه دقیق عوارض و مالیات: اگر ارزش کالا به درستی تعیین نشود، ممکن است مبلغ بیشتری یا کمتر از آنچه باید عوارض پرداخت شود.
• تعیین میزان تعهدات ارزی: ارزش گمرکی نشان‌دهنده میزان تعهدات ارزی واردکننده است و به بانک مرکزی در مدیریت منابع ارزی کمک می‌کند.
• حل اختلافات: در صورت بروز اختلاف بین گمرک و واردکننده در مورد ارزش کالا، داشتن یک ارزیابی دقیق می‌تواند به حل سریع‌تر اختلاف کمک کند.

4.استفاده از سامانه‌های الکترونیکی گمرک

بسیاری از گمرکات از سامانه‌های الکترونیکی برای انجام امور گمرکی استفاده می‌کنند. استفاده از این سامانه‌ها، سرعت و دقت فرآیند ترخیص کالا را افزایش می‌دهد.

در حال حاضر بسیاری از گمرکات کشور به سامانه‌های الکترونیکی مجهز شده‌اند که امکان پیگیری آنلاین وضعیت پرونده ترخیص و انجام برخی از امور به صورت الکترونیکی را فراهم می‌کنند.

به صورت کلی استفاده از فناوری‌های اتوماسیون در فرآیند ترخیص کالا، تحولی بزرگ در این حوزه ایجاد کرده است و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به طور قابل توجهی سرعت، دقت و کارایی عملیات خود را افزایش دهند. برای مثال استفاده از نرم افزارهای تخصصی ترخیص کالا کمک می‌کند که:

مدیریت یکپارچه فرایند: این نرم‌افزارها تمامی مراحل ترخیص کالا از ثبت سفارش تا ترخیص نهایی را به صورت یکپارچه مدیریت می‌کنند.

اتوماسیون وظایف تکراری: بسیاری از وظایف تکراری مانند ورود داده‌ها، محاسبات و تولید گزارش‌ها به صورت خودکار انجام می‌شوند و سرعت کارها افزایش می‌یابد.

کاهش خطای انسانی: با کاهش دخالت انسان در فرایند، احتمال بروز خطاهای انسانی به حداقل می‌رسد.

افزایش شفافیت: تمامی مراحل فرآیند به صورت شفاف ثبت و قابل پیگیری است و هیچ ناهماهنگی به وجود نمی‌آید.

تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال: اسناد کاغذی به صورت خودکار به فرمت دیجیتال تبدیل می‌شوند و اطلاعات آن‌ها به سیستم وارد می‌شود.

سرعت و دقت بالا: این سیستم‌ها با سرعت و دقت بالایی اسناد را پردازش می‌کنند.

کاهش هزینه‌های عملیاتی: با حذف نیاز به ورود دستی اطلاعات، هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.

تخمین زمان ترخیص: با استفاده از داده‌های تاریخی، الگوریتم‌ها می‌توانند زمان تقریبی ترخیص کالا را پیش‌بینی کنند.

برنامه‌ریزی بهتر: پیش‌بینی زمان ترخیص به برنامه‌ریزی بهتر برای تولید و توزیع کالا کمک می‌کند.

کاهش هزینه‌های انبارداری: با پیش‌بینی دقیق زمان ترخیص، می‌توان از هزینه‌های انبارداری غیرضروری جلوگیری کرد.

تبادل اطلاعات به صورت الکترونیکی: اطلاعات به صورت مستقیم و بدون نیاز به مداخله انسانی بین سیستم‌های شرکت و سیستم‌های دولتی مبادله می‌شود.

کاهش زمان پردازش: زمان مورد نیاز برای انجام تشریفات گمرکی به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.

البته استفاده از سیستم‌های مدیریت انبار (WMS) نیز بسیار در این امر کمک‌کننده هستند. برخی از مزایای به‌کارگیری این سیستم‌ها برای سرعت بخشیدن به روند ترخیص کالا شامل موارد زیر است:

کنترل دقیق موجودی: با استفاده از WMS می‌توان به صورت دقیق و لحظه‌ای از میزان موجودی کالاها مطلع شد.

بهبود فرآیندهای دریافت و ارسال کالا: این سیستم‌ها به صورت خودکار فرآیندهای دریافت و ارسال کالا را مدیریت می‌کنند.

بهینه‌سازی فضای انبار: با استفاده از الگوریتم‌های بهینه‌سازی، می‌توان از فضای انبار به بهترین شکل ممکن استفاده کرد.

کاهش خطاهای انسانی: با اتوماسیون فرآیندها، احتمال بروز خطاهای انسانی به حداقل می‌رسد.

افزایش بهره‌وری: با بهبود کارایی عملیات انبار، بهره‌وری کلی شرکت افزایش می‌یابد.

5.همکاری با یک شرکت ترخیص کار حرفه ای

روند ترخیص کالا از گمرک به دلیل درگیر بودن سازمان‌های مختلفی مانند گمرک، استاندارد، بهداشت و غیره و همچنین تعدد مراحل اداری معمولاً زمان‌بر است. این تاخیرها می‌توانند به دلایلی همچون بررسی‌های تخصصی کالاهای حساس، نیاز به مجوزهای متعدد و بروکراسی اداری رخ دهند. در نتیجه، ممکن است فرصت‌های تجاری از دست رفته و تحویل کالا به مشتری با تأخیر مواجه شود.

پس همکاری با شرکت‌های مجرب و معتبر ترخیص کالا از گمرک مانند پست بین المللی پی اس پی اکسپرس در این بخش بسیار کمک کننده است. این شرکت‌ها با آشنایی کامل به قوانین و رویه‌های گمرکی و سایر سازمان‌های مرتبط، می‌توانند روند ترخیص کالا را تسریع کنند. آن‌ها با تجربه و دانش خود به شما کمک می‌کنند تا از پیچیدگی‌های اداری عبور کرده و کالاهای خود را در کمترین زمان ممکن ترخیص کنید.

برقراری ارتباط مستمر با سازمان‌های مرتبط مانند گمرک، استاندارد و بهداشت و پیگیری مداوم وضعیت پرونده نیز بسیار اهمیت دارد که صاحب کالا با کمک این شرکت‌ها می‌تواند این کارها را انجام دهد.

نتیجه گیری

با رعایت نکات ذکر شده، می‌توانید از تاخیر در ترخیص کالا جلوگیری کرده و هزینه‌های مربوط به آن را کاهش دهید. همچنین، همکاری با ترخیص‌کاران مجرب و شرکت‌های معتبر در حوزه حمل و ترخیص همچون پست سریع بین المللی پی اس پی اکسپرس و دریافت سریع مجوزها به ویژه مجوز استاندارد (در صورت مشمول بودن کالا) به شما کمک می‌کند تا فرآیند ترخیص کالا را به صورت روان و با سرعت انجام دهید.